Oct 13 2020
Application of the Lean Six Sigma Methodology for the Improvement of Processes in the Section of Biochemistry, Department of Forensic Sciences Costa Rica
The implementation of quality improvement systems in forensic laboratories has boomed globally due to the importance of being able to offer reliable results and ensuring technical competence of staff. It is of paramount importance to implement strategies that establish a harmony between quality and production.
The Biochemistry Section of the Costa Rican Department of Forensic Sciences consists of three units, the Forensic Genetics Unit, the Investigation of Paternities, and the Clinical Analysis Unit.
In October 2017, the Forensic Genetics and Paternity Investigation Units obtained accreditation of their expertise before the ANSI-ASQ National Accreditation Board. During the preparation process, the production in the Forensic Genetics Unit was highly impacted. By December 2017, the number of pending cases was 2354 applications vs 1094 for the same month of 2016, while the average of cases was similar for both years (640 cases).
The average turn-around time for cases for this unit at the end of 2017 was 4.4 months vs 1.8 months at the end of 2016. Increasing human resources to reduce the slope was not feasible, so focusing on increasing process efficiency and eliminating activities deemed unnecessary was the best option.
The Department of Forensic Sciences chose to implement Lean Six Sigma’s methodology (LSS) with a forensic approach. This methodology gives the user necessary tools to improve and sustain technical and administrative processes without having a negative impact on quality.
As of May 2018, the Biochemistry Section has incorporated the methodology into the different working groups of the Forensic Genetics Unit, through different projects. In this way, it was possible to eliminate activities that were not necessary and make processes more efficient. This freed up human resources, allowing them to be transferred to other working groups as needed while always maintaining quality.
By May 2020, the number of pending cases in the Forensic Genetics Unit was reduced by 69%, from 2354 to 729, and average turn-around time decreased from 4.4 months to 0.96 months, a 77% reduction.
During the GCLAITH meeting at ISHI 31, Dr. Magaly Segura Castillo showcased how the Biochemistry Section of the Costa Rican Department of Forensic Sciences employed a LSS model to reduce their turn-around time. As there was not time for her to answer all of the questions that came in during the conference, we’ve compiled them here.
Is the process workflow part of the LSS principles, i.e. is the individual case allocation discarded for each expert?
The Lean Six Sigma methodology is a tool for process improvement, but it does not establish mandatory process workflow. In the different projects that we have carried out, we determined that the most convenient thing for our cases was to work them by process.
The report is carried out by several experts at the same time and the system must allow adequate traceability of each of the processes (opening, extraction, amplification, interpretation, etc.) so that it is documented who performs each stage of the analysis process in order to always be able to determine the responsibility of each of the participants within the report.
Who signs the report of experts involved in case processing?
With regard to signatures, I believe that this should be adapted according to the needs and reality of the laboratory. In our laboratory we have considered these two possibilities:
- The signature of a single expert. When it has been done in this way, we dedicate a section indicating those who worked on the case.
- All participants sign
What preparation had to be done to implement LSS?
To implement the Lean Six Sigma methodology in the laboratory, an expert from the DNA lab was certified as Green Belt in Lean Six Sigma with a forensic focus from the University of West Virginia.
How they handle oral trial attendance as everyone signs the report? Does everyone attend as witnesses?
It should be mentioned that we are not called to trial regularly, but when a report has been signed by several experts, what the Judicial Authority does is call one of all the signatories. This expert should be able to answer in a general way about the report, as well as the specific questions of the party he asked.
La implementación de sistemas de mejoramiento de la calidad en los laboratorios forenses ha tomado gran auge a nivel mundial debido a la importancia de poder ofrecer a las instancias responsables de impartir justicia resultados validados, confiables y poder garantizar la competencia técnica de su personal. Esto en la gran mayoría de los casos, trae repercusiones a nivel de la producción, aumentado los tiempos de respuestas y por ende la cantidad de casos pendientes. Por lo tanto, es de suma importancia la implementación de estrategias que permitan establecer una armonía entre la calidad y la producción.
La Sección de Bioquímica del Departamento de Ciencias Forenses de Costa Rica, está conformada por tres unidades, la Unidad de Genética Forense, la Unidad de Investigación de Patenidades y la Unidad de Análisis Clínicos.
En octubre del 2017, las Unidades de Genética Forense y de Investigación de Paternidades obtuvieron la acreditación de sus pericias ante el ente ANSI-ASQ National Accreditation Board. A raíz de la preparación que requirió este proceso, la producción en la Unidad de Genética Forense fue altamente impactada. Para diciembre del 2017, la cantidad de casos pendientes era de 2354 solicitudes vs 1094 para el mismo mes del año 2016, con un promedio de casos ingresados muy similar para ambos años (640 casos). La capacidad de respuesta promedio de los casos para esta unidad a finales del 2017 era de 4,4 meses vs 1,8 a finales del 2016.
La estrategia de aumentar el recurso humano para disminuir el pendiente no era viable, por lo que enfocarse en aumentar la eficiencia de los procesos y eliminar aquellas actividades consideradas no necesarias se vislumbraba como la opción.
El Departamento de Ciencias Forenses optó por implementar la metodología de Lean Six Sigma (LSS) con un enfoque forense, una metodología que le ofrece al usuario las herramientas necesarias para mejorar los procesos técnicos y administrativos de una forma rápida y sostenida sin repercutir negativamente en la calidad.
A partir de mayo del 2018, la Sección de Bioquímica ha incorporado la metodología en los diferentes grupos de trabajo de la Unidad de Genética Forense, esto a través de distintos proyectos. De esta manera, se logró eliminar actividades que no eran necesarias, haciendo procesos más eficaces y eficientes, liberando recurso humano para poder trasladarlo a otros grupos de trabajo que así lo requieren, impactando de manera positiva los indicadores de producción y manteniendo siempre la calidad. Para el mes de mayo del 2020 en la Unidad de Genética Forense, la cantidad de casos pendientes se redujo en un 69%, pasando de 2354 a 729
casos y la capacidad de respuesta promedio pasó de 4,4 meses a 0,96 meses, representando una reducción del 77%.
La aplicación de la metodología Lean Six Sigma en la Unidad de Genética Forense sirvió como una plataforma para crear procesos de análisis más eficaces y eficientes, orientados en minimizar todas aquellas actividades consideradas como desperdicios, disminuir o controlar aquellas otras que pueden impactar la calidad del producto final y redistribuir el recurso humano pericial.
Hace parte de los principios de LSS el flujo de trabajo por procesos, es decir que se descarta la asignación individual de casos por cada perito?
La metodología de Lean Six Sigma es una herramienta para el mejoramiento de procesos, pero no establece de manera obligatoria el flujo de trabajo por procesos. En los diferentes proyectos que nosotros hemos realizado, determinamos que lo más conveniente en nuestro caso era trabajarlos por procesos.
El dictamen es realizado por varios peritos a la vez y el sistema debe permitir una adecuada trazabilidad de cada uno de los procesos (apertura, extracción, amplificación, interpretación ,etc) de manera que quede documentado quien realiza cada etapa del proceso de análisis para poder siempre determinar la responsabilidad de cada uno de los participantes dentro del dictamen.
Quien firma el informe pericial de los peritos que participan en el procesamiento de casos?
Con respecto a las firmas considero que esto debe adecuarse según las necesidades y la realidad del laboratorio. En nuestro laboratorio hasta el momento hemos considerado estas dos posibilidades:
- La firma de un sólo perito. Cuando se ha realizado de esta manera, dedicamos un apartado donde se indica quienes asistieron en el mismo.
- Firman todos los participantes
Que preparación se tuvo que adquirir para implementar LSS?
Para implementar la metodología Lean Six Sigma en el laboraorio, una perito del laboratorio de ADN se certificó como Green Belt en Lean Six Sigma con enfoque forense por parte de la Universidad de West Virginia.
Como manejan la asistencia al juicio oral ya que todos firman el informe. todos asisten como testigos?
Cabe mencionar que nosotros no somos llamados a juicio con regularidad, pero cuando un dictamen ha sido firmado por varios peritos, lo que la Autoridad Judicial hace es llamar a uno de todos los firmantes. Este perito debe estar en la capacidad de poder responder de manera general sobre el dictamen, así como las preguntas específicas de la parte que realizó.
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